Setelah adanya sistem presensi seperti fingerprint, kartu, dan juga password, kini ada presensi online yang sudah lebih mutakhir. Beberapa perusahaan yang sadar akan penggunaan teknologi, pasti menerapkan sistem ini untuk mencatat kehadiran pegawainya.
Presensi online merupakan perangkat lunak yang bantu divisi HR memudahkan dalam tata kelola data kehadiran pegawai. Sistem presensi berbasis aplikasi ini sangat menguntungkan perusahaan, terutama yang memiliki pegawai dalam jumlah yang mencapai ratusan atau lebih dan memiliki sejumlah cabang.
Alasan Perusahaan Harus Beralih ke Presensi Online
Untuk bisa beralih dari sistem lama ke sistem presensi online, Anda harus tahu apa sih yang membuat perusahaan-perusahaan pada akhirnya menggunakan sistem tersebut. Tentunya ada alasan yang mendasari bahwa sistem presensi berbasis aplikasi penting untuk sebuah perusahaan, seperti:
- Mudah digunakan dan praktis. Presensi digital tidak seribet yang dibayangkan, dan mencatat kehadiran pegawai jadi lebih praktis. Terlebih aplikasi presensi online sudah dirancang dengan user interface yang ramah bagi seluruh pegawai.
- Rekap data kehadiran lebih mudah. Sistem presensi online akan mampu melakukan rekapitulasi data secara otomatis dengan hasil yang akurat, serta penyimpanan yang aman.
- Pengeluaran lebih hemat. Dibandingkan dengan mesin fingerprint, penggunaan aplikasi presensi digital dapat menghemat biaya perusahaan. Dikala Anda masih menggunakan mesin absensi manual, ada biaya perawatan yang harus disiapkan. Sedangkan aplikasi presensi dapat digunakan di perangkat seluler maupun komputer. Jadi, cukup sekali investasi untuk penggunaan jangka panjang.
- Proses birokrasi bisa lebih ringkas. Penggunaan aplikasi presensi secara langsung akan memangkas proses birokrasi di dalam perusahaan, seperti pengaturan kerja shift, pengajuan cuti dan klaim, hingga approval serta reject.
- Membangun budaya organisasi yang humanis. Presensi dengan sistem online akan memudahkan karyawan dalam bekerja dan bisa menjadi salah satu metode untuk retensi karyawan. Sebab, kegunaan aplikasi presensi tidak hanya memudahkan karyawan dalam pencatatan kehadiran saja, tetapi juga mempertahankan performa mereka.
Tips Memilih Aplikasi Presensi Online Karyawan
Setelah Anda tahu apa alasan harus beralih ke sistem presensi online sekarang juga, kini pertanyaan adalah bagaimana memilih aplikasi presensi yang tepat dan terbaik untuk perusahaan?
Apalagi saat ini sudah banyak aplikasi presensi bermunculan dan mengklaim bahwa produk mereka lah yang terbaik. Berikut ini tipsnya untuk Anda:
1. Didukung Fitur yang Lengkap
Hal pertama tentu saja Anda harus memilih aplikasi dengan fitur yang lengkap. Tidak hanya untuk presensi saja melainkan bisa memudahkan perusahaan dan juga karyawannya dalam urusan administrasi dan pengelolaan sdm. Memiliki aplikasi dengan fitur lengkap pastinya akan menguntungkan.
Soal kelengkapan fitur, Anda bisa mengandalkan aplikasi presensi online dari LinovHR. Fitur yang dihadirkan bersifat modular sehingga tidak hanya sebatas mencatat kehadiran saja, tetapi juga memudahkan proses payroll, mengevaluasi kinerja pegawai dan pemberian feedback. Sangat menarik untuk Anda pilih!
2. Terintegrasi dengan Sistem Payroll
Data kehadiran sudah seharusnya terintegrasi dengan sistem payroll. Sebab, perhitungan gaji pegawai akan diproses berdasarkan data kehadiran, lembur, dan cuti secara otomatis. Adanya fitur payroll dapat meminimalisir kesalahan dalam perhitungannya.
3. Adanya Dukungan Layanan Mandiri Karyawan
Sistem presensi digital yang baik mendukung adanya layanan mandiri bagi pegawai atau disebut juga fitur ESS (Employee Self-Service). Fitur ini memberi kebebasan pegawai untuk mengakses dan mengedit data pribadinya sendiri serta pengajuan permohonan cuti atau klaim reimburse melalui aplikasi.
4. Keamanan Data Terjamin
Urusan keamanan bisa jadi salah satu faktor kenapa banyak perusahaan masih ragu dalam menggunakan aplikasi presensi online. Pastikan bahwa aplikasi yang Anda pilih sudah dilengkapi Security Socket Layer (SSL) untuk melindungi data-data pegawai. Dengan begitu, autentikasi data tidak mudah dimodifikasi pihak lain dan dapat menjamin keamanannya.
5. Biayanya Terjangkau dan Punya Layanan Terpadu
Dalam memilih suatu aplikasi, pastikan itu sesuai dengan budget yang dimiliki perusahaan. Tak hanya memilih dengan biaya terjangkau saja, tetapi Anda harus memastikan kualitas dari pihak penyedia aplikasi sudah diakui. Sehingga jika Anda menemui kendala dalam implementasinya, ada layanan konsultasi yang tersedia kapanpun ketika dibutuhkan.
Beberapa tips tersebut harus Anda perhatikan dengan seksama, agar Anda mendapat aplikasi presensi terbaik. Nah, sebagai rekomendasinya, Anda bisa memilih aplikasi LinovHR.
LinovHR ini adalah salah satu software HRIS Indonesia terbaik yang secara khusus dirancang untuk mengelola sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Seperti yang dikatakan sebelumnya, sebuah aplikasi yang baik didukung fitur yang lengkap. LinovHR punya berbagai fitur dalam bentuk modular yang beragam untuk keperluan kerja HRD.
Baca juga: Surat Keterangan Kerja
Mulai dari time management untuk kehadiran, payroll untuk penggajian, performance management untuk evaluasi kinerja, hingga recruitment untuk mengelola proses rekrutmen jadi lebih ringkas dan tersistem. Sementara dari sisi pegawainya, LinovHR sudah memiliki aplikasi ESS yang memudahkan pegawai untuk melakukan pengajuan, melihat slip gaji, dan update data diri.
Yuk, kunjungi situs LinovHR untuk informasi lebih lanjut dan membuat jadwal demo secara gratis!
